Optimizirajte sadržaje uz Enterprise Content Management

Marketinški materijali, ugovori, poruke e-pošte, prezentacije i ponude za klijente, proračunske tablice, tekstne datoteke, PDF-ovi, fotografije, videozapisi, obrasci, fakture, životopisi kandidata za radno mjesto. Tvrtke ili ustanove, neovisno o veličini, stvaraju sadržaje. Stvaranje sadržaja može biti jednostavno, ali organiziranje nije.

Tada na scenu stupaju rješenja Enterprise Content Management (ECM). Omogućuju vam organiziranje sadržaja i upravljanje njima tijekom cijelog životnog ciklusa – od stvaranja do arhiviranja. No ne stvaraju se svi sustavi za upravljanje poslovnim sadržajima jednako – pogledajmo neke značajke koje mogu pomoći pri organiziranju sadržaja i pristupanju njima te istovremeno potaknuti učinkovitost tima.

• Jedno spremište za različite vrste sadržaja: ako odaberete servis ECM koji omogućuje pohranu videozapisa, proračunskih tablica, slika, tekstnih dokumenata itd. na jednoj lokaciji, sve datoteke za određeni projekt ili inicijativu možete čuvati zajedno.
• Stvaranje glavnih mapa s gotovo beskonačno mnogo podmapa: na taj način, ako imate projekt ili inicijativu koji su u tijeku ili se odvijaju godišnje, možete jednostavno stvoriti jednu glavnu mapu za, na primjer, čišćenje diskova, a zatim podmape za svaku godinu rada na toj inicijativi. Unutar svake podmape možete stvoriti dodatne podmape za sadržaje kao što su ugovori, obrasci za volontere, marketinški materijali itd.

• Jednostavno uređivanje svojstava dokumenta ili metapodataka: mogućnost pronalaženja i uređivanja metapodataka datoteke iz dokumenta štedi vrijeme i jamči pravilno označavanje datoteka za buduća pretraživanja.
• Kontrola pristupa informacijama: ne treba svima u tvrtki ili ustanovi pristup svakom dokumentu, a uz ECM, koji vam omogućuje primjenu definiranih dozvola za dokumente, grupe datoteka, cijele dijelove sustava ili sam sustav, možete detaljno kontrolirati tko što vidi.
• Suradnja: neka rješenja ECM omogućuju vam stvaranje tijekova rada dokumenata koji omogućuju praćenje i suradnju na procesima usmjerenim prema dokumentima pomoću programa koje već koristite.
• Reproduciranje sadržaja iz sustava rješenja Enterprise Content Management: ako tvrtke ili ustanove koriste video i audiodatoteke, mogućnost reproduciranja medijskih sadržaja iz ECM-a uštedjet će vašem timu vrijeme smanjivanjem broja koraka potrebnih za gledanje ili slušanje tih sadržaja.
• Pohrana i zaštita poslovnih zapisa i važnih pravnih datoteka: sigurnosno spremište omogućuje pohranu zapisa u zaključanom, konačnom stanju te jednostavno pronalaženje i dohvaćanje ako budu potrebni u slučaju otkrivanja prema sudskom nalogu. Praktičan pristup svim dokumentima smanjit će vam sveukupne troškove otkrivanja.
• Pretraživanje ključnih riječi: servis ECM koji korisnicima omogućuje traženje dokumenata i informacija po ključnim riječima pomoći će vašem timu pri pronalaženju datoteka za koje možda ni ne znaju da postoje, a mogle bi biti važne za projekt na kojemu radi, a to će im pomoći da uštede vrijeme i budu učinkovitiji. Pretraživa područja trebaju obuhvaćati tekst dokumenta, metapodatke, bilješke itd. Uz to, dokumenti trebaju imati mogućnost pretraživanja i po datumu stvaranja.
• Dostupno na velikom broju uređaja: ako odaberu rješenje za upravljanje poslovnim sadržajem osmišljeno za korištenje na stolnim računalima, prijenosnim računalima, tabletima i mobitelima, korisnici mogu pristupati datotekama koje su im potrebne i kada su im potrebne – neovisno rade li u uredu, udaljeno, na putu ili na nekoj drugoj lokaciji.

Uz mogućnost pohrane, zaštite, pronalaženja i stvaranja datoteka i dokumenata te upravljanja njima na jednom mjestu, servisi ECM omogućuju ubrzavanje timske komunikacije,rada na projektima pa čak i otkrivanja prema sudskom nalogu. Neovisno sastoji li se vaša tvrtka ili ustanova od nekoliko zaposlenika u jednom uredu ili od tisuća ljudi širom svijeta, sustav ECM pomoći će vam da ostanete organizirani.